ExcelとGoogleスプレッドシートはどう違うの？
こんなお悩みをお持ちの方に向けて、GoogleスプレッドシートとExcelの違いをまとめました。
フリーランスでWebライターをしていると、クライアントから送られてくるマニュアルや構成案はGoogleスプレッドシート形式で共有されることが多いです。
フリーランスでなくても、会社によっては数値分析をするときにExcelではなくGoogleスプレッドシートを利用する場合もあります。
覚えておいて損はない知識ですので、Googleスプレッドシートを使ったことがない人はぜひチェックしてください。
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートとは、Google社が提供する表計算ソフトです。
Googleアカウントを持っていれば誰でも使うことができ、インターネット環境があればスマホやタブレットからでも操作が可能。
Googleアカウントの作成は無料なので、Googleスプレッドシートも無料で使用できます。
見た目や使い方はMicrosoft社が提供するExcelとよく似ているため、Excelと同じ感覚で操作できるでしょう。
GoogleスプレッドシートとExcelの違い
Googleスプレッドシートの特徴を、Excelと比較してメリット・デメリットにまとめました。
Googleスプレッドシートのメリット
- コストがかからない
- 複数人で同時編集できる
- 自動で上書き保存される
- 過去のデータが復元できる
- 別のブックからのデータ引用が簡単
- スマホアプリでも操作可能
Googleスプレッドシートのデメリット
- 通信障害のリスクがある
- オフラインで操作できない
- 参考になる情報が少ない
それぞれ詳しく解説します。
Googleスプレッドシートのメリット
まずはメリットから見ていきましょう。
コストがかからない
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば無料で使用できます。
Googleアカウントの作成にも料金はかからないので、インターネット環境さえあればそれ以外のコストがかかりません。
同じ表計算ソフトで有名なExcelは有料で、Excelを含むofficeソフトのサブスクリプションである「Microsoft365」だと年間14,900円で利用が可能。
もしExcel以外のofficeソフトを使わないようであれば、Googleスプレッドシートの利用でコストが削減できますね。
複数人で同時編集できる
Googleスプレッドシートは基本的にオンラインで使用するため、各シートにURLが存在します。
そのため、複数人で同時に同じURLにアクセスすれば、同時に編集ができるのが強み。
各ユーザーの編集はリアルタイムで反映され、ユーザーごとに閲覧や編集の制限を設けることも可能です。
さらにアクセスできるユーザーを制限しておけば、セキュリティ面も問題ないでしょう。
自動で上書き保存される
Googleスプレッドシートでは編集履歴が自動で保存されていくため、上書き保存の操作が不要です。
上書き保存し忘れた！ということが無くなるので、データが消えるリスクもありません。
編集履歴はオンライン上に保存され、手動でバックアップを取る必要もありません。
過去のデータが復元できる
Googleスプレッドシートでは「どのユーザーが・いつ・どんな作業をしたか」が記録されており、後から閲覧できます。。
さらに、過去の編集履歴をさかのぼって任意の状態を復元することも可能。
万が一必要なデータを消した後にシートを閉じてしまった場合でも、消す前の状態に戻せます。
別のファイルからのデータ引用が簡単
Googleスプレッドシートはオンライン上にデータが保存されているので、リンクを使って別のファイルのデータが簡単に引用できます。
Googleスプレッドシートでは各ブックがファイルとして保存されるので、Excelでいう別のブックが「別のファイル」という考え方になります。
Excelで別のブックのデータを引用する場合は該当のブックも開いておく必要がありますが、Googleスプレッドシートでは開かずに引用が可能。
欲しい部分だけを引用したり計算に仕様したりできるので、共有相手に見られたくないデータがあれば別のファイルに保存しておきましょう。
スマホアプリでも操作可能
Googleスプレッドシートは、スマホ用のアプリが提供されているのが特徴。
アプリを使えば、パソコンが無くてもスマホで操作できます。
もちろん、スマホでGoogleアカウントにログインしてブラウザからの作業も可能。
どちらの方法でも編集履歴は自動保存されるので、移動時間にも作業できるのは嬉しいですね。
Googleスプレッドシートのデメリット
続いてデメリットについて解説します。
通信障害のリスクがある
Googleスプレッドシートはインターネット経由で操作するため、通信障害で使えなくなるリスクがあります。
2020年12月にGoogleで大規模な障害が発生し、約45分間Googleの様々なサービスが使えない事態がありました。
Googleのトラブルや回線が原因のアクシデントは、自分ではどうにもなりません。
オンラインという特性上、通信障害のリスクがあることは覚えておきましょう。
オフラインで操作できない
Googleスプレッドシートは、基本的にオフラインでの使用ができません。
Googleスプレッドシートのデータはオンライン上に保存されるため、使用するにはGoogleへのアクセスが必須。
インターネット環境が無ければGoogleにもアクセスできず、Googleスプレッドシートも使用不可となります。
参考になる情報が少ない
Googleスプレッドシートは便利ですが、それでもまだまだExcelの方が有名。
操作方法などわからないことがあった時に検索しても、Excelと比べると参考情報は少ないです。
関数名だけで検索すると、Excelでの使い方しか出てこないこともあるでしょう。
Googleスプレッドシートは見た目や機能のアップデートも頻繁に行われているので、自分で操作しながら覚えていかなくてはいけません。
Googleスプレッドシートを使うには
Googleスプレッドシートを使うには、Googleアカウントが必要です。
Googleアカウントを持っていない人は、下記のURLから作成できます。
右上のログインボタンを押して、「アカウントを作成」に進んでください。
名前を入力してパスワードを設定し、個人情報を登録すればOKです。
Googleアカウントは複数作成できるので、プライベート用と仕事用を分けておくのも便利ですよ。
Googleアカウントを作成したら、最初のページの右上アイコンからGoogleスプレッドシートにアクセスできます。
テンプレートも豊富に用意されていて、ToDoリストや予算表であればすぐに作成できますよ。
共同編集できる特性を活かして、業務マニュアルやプロジェクト管理に使用するのもおすすめです。
まとめ｜Googleスプレッドシートは業務効率化の強い味方
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使える表計算ソフトです。
クライアントから共有される構成案やマニュアルはほとんどGoogleスプレッドシートで作成されているので、もはやフリーランスには必須スキルといわざるを得ません。
ビジネスシーンはもちろん、家計簿や住所録として使うことも可能です。
ぜひGoogleスプレッドシートを取り入れて、仕事も家事も効率化してくださいね。
